PROCEDIMIENTO DE PRINCIPIOS ÉTICOS DE BVN
PROCEDIMIENTO DE PRINCIPIOS ÉTICOS DE BVN
INTRODUCCIÓN
Principios Éticos: incluye los principios que los empleados de BVN deben cumplir en el desempeño de sus funciones, así como las normas de orden laboral. El objetivo de estos principios es prevenir cualquier disputa o conflicto de intereses que pueda surgir entre empleados, clientes y la empresa.
Las actitudes y comportamientos que infrinjan estas normas se evaluarán de acuerdo con el reglamento disciplinario, y esperamos que nuestros empleados actúen con sentido común y buena fe en situaciones y condiciones no contempladas en estas normas.
De acuerdo con los principios de ética empresarial, nuestros empleados:
Deben actuar con dignidad, honor y honestidad en todas las relaciones comerciales.
Deben evitar cualquier comportamiento o actitud que perjudique la reputación de BVN en el desempeño de sus responsabilidades.
Debe conocer detalladamente las leyes, reglamentos y normativas pertinentes y cumplirlas en el ejercicio de sus funciones.
Nunca divulgue información que no sea pública a terceros, salvo a quienes deban conocerla.
Siga, revise y actúe de conformidad con las órdenes, reglamentos, procedimientos e instrucciones que se emitan en relación con la regulación de las condiciones de trabajo y el mantenimiento de la disciplina laboral.
Informe al gerente o al Departamento de Recursos Humanos sobre cualquier infracción conocida o presunta de las normas antes de tomar cualquier medida personal.
Vista siempre de forma apropiada para el entorno laboral, sencilla y elegante, y evite por completo el uso de ropa deportiva o de noche que sea incompatible con la seriedad de la empresa, así como prendas que expresen ideas sociales.
No actuar en contra de la moral general ni de las conductas morales aceptadas en la sociedad de BVN.
Proteger el medio ambiente en las transacciones que realiza, estén o no reguladas por ley.
Priorizar siempre la seguridad del producto, independientemente del coste, y la satisfacción de los clientes internos y externos.
Los gerentes de departamento o de unidad son los principales responsables del cumplimiento de las normas establecidas en estos principios por parte de los empleados.
PARTE I.
CONFLICTOS DE INTERESES
PRINCIPIO FUNDAMENTAL
Nuestros empleados no pueden utilizar sus funciones ni su autoridad en BVN para obtener beneficios personales o privados para sí mismos, sus familias o terceros.
1) PROHIBICIÓN DE PAGO/ACEPTACIÓN DE REGALOS
Nuestros empleados no pueden solicitar ni aceptar pagos ni regalos personales de terceros que realicen negocios con BVN ni incurrir en conductas que sugieran tal comportamiento.
2) REGALOS A CLIENTES
Nuestros empleados no pueden realizar sobornos, comisiones ni pagos similares a ninguna persona u organización que sea cliente, independientemente de las pérdidas que puedan ocasionar, ni trabajar con intermediarios que consideren que pueden realizar dichos pagos.
Se debe garantizar que los regalos a los clientes no generen un conflicto de intereses entre las partes. En este contexto, se han establecido las siguientes normas para la entrega de regalos:
Se pueden entregar regalos a los clientes, de acuerdo con los principios establecidos por BVN, al final del año o en días festivos.
No se pueden realizar pagos monetarios de ninguna forma ni cantidad.
Los regalos no deben tener como objetivo influir en la otra parte en ningún negocio o acuerdo en el que participe BVN.
3) PAGOS CORPORATIVOS, DONACIONES PERSONALES Y RELACIONES CON INSTITUCIONES POLÍTICAS
No se podrá otorgar ningún pago, ayuda, donación ni obsequio, ya sea corporativo o personal, a ningún funcionario gubernamental ni candidato de un partido político con el fin de influir en decisiones relativas a la continuación de las actividades de BVN o que puedan redundar en beneficio de BVN. No se podrá asistir a reuniones y manifestaciones políticas representando a BVN.
4) TRABAJOS ADICIONALES
Nuestros empleados deben obtener la aprobación por escrito del Departamento de Recursos Humanos cuando deban recibir remuneración por una formación, consultoría o puesto similar.
No obstante, nuestros empleados pueden participar en actividades de voluntariado (como organizaciones benéficas, asociaciones u organizaciones no gubernamentales legalmente constituidas, etc.) que no interrumpan sus funciones y responsabilidades en la empresa.
5) ACUERDOS DE PODER NOTARIAL CON CLIENTES
Los empleados no pueden aceptar, directa ni indirectamente, herencias ni testamentos de los clientes (a menos que sean parientes cercanos o familiares). Salvo en el caso de las operaciones de gestión de cartera, no pueden asumir la función de tutor legal para representar al cliente, ni actuar como apoderado, ni tampoco pueden asumir un poder notarial que les otorgue autoridad sobre las cuentas del cliente.
6) INVERSIONES PERSONALES
Mientras nuestros empleados gestionen sus inversiones personales, no podrán realizar inversiones personales en acciones u otros instrumentos de inversión de empresas que puedan generar un posible conflicto de intereses con sus funciones y responsabilidades en BVN. Asimismo, no podrán intentar obtener beneficios inmorales de nuestras ventas u otras transacciones comerciales, ya sean legales o no.
SECCIÓN II.
NORMAS QUE REGULAN EL FLUJO DE INFORMACIÓN
PRINCIPIO FUNDAMENTAL:
Toda la información perteneciente a BVN está sujeta a confidencialidad y está prohibida su transferencia o intercambio con terceros.
1) INFORMACIÓN PERTENECIENTE A BVN
Los secretos comerciales especiales, la información financiera, la información de clientes y empleados, así como toda la información, materiales, programas y documentos recopilados durante la relación laboral, los sistemas informáticos y de telecomunicaciones, el hardware y el software, así como cualquier otro sistema y aplicación, así como todos los trabajos, acuerdos y productos desarrollados por los empleados durante su periodo de empleo en BVN, son confidenciales y propiedad de la empresa. Queda estrictamente prohibido utilizar dichos documentos, información o herramientas para fines personales o en beneficio de terceros, instituciones y organizaciones durante o después de la relación laboral en BVN, salvo en los casos permitidos y requeridos por las funciones de BVN. Los derechos de patente de las invenciones pertenecen a la empresa.
2) PROHIBICIÓN DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
Nuestros empleados que posean información confidencial sobre BVN, sus clientes o transacciones tienen estrictamente prohibido utilizarla en la compraventa de instrumentos financieros como acciones, etc., para beneficio personal o transferirla a terceros por medios indebidos. Esta norma se aplicará a toda la información obtenida por nuestros empleados durante su mandato.
3) SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Ningún software desarrollado en BVN o adquirido externamente, independientemente de su propósito (personal o comercial), podrá utilizarse ni copiarse sin autorización o permiso.
4) CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA O DE OTRO TIPO
Es fundamental que nuestros empleados no utilicen los equipos, sistemas ni el sistema de correo electrónico de BVN para preparar, almacenar o enviar información personal y privada. Sin embargo, si lo hacen, se considerará que han renunciado a la confidencialidad de su información personal y los empleados responsables de la auditoría y la seguridad de BVN tendrán derecho a revisar dicha información.
5) INFORMACIÓN FINANCIERA
Todos los registros de BVN se elaboran de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, de forma que reflejen la verdad de forma completa y precisa. Todas las transacciones, controles, cuentas por pagar y por cobrar, ganancias y gastos deben registrarse e informarse según sea necesario. No se pueden celebrar acuerdos ni contratos secretos ni no registrados. No se pueden obtener ganancias ni propiedades. No se pueden mantener registros falsos, ficticios o engañosos sobre ninguna transacción o cuenta.
6) INFORMES
Es fundamental que todos los informes legales que se deben presentar regularmente sobre la situación financiera de BVN, el cumplimiento legal de las operaciones, etc., se preparen de forma precisa y completa. Queda estrictamente prohibido ocultar dicha información a las autoridades o auditores autorizados, falsificarla o alterarla.
7) INVESTIGACIÓN DE MEDIOS Y SOLICITUDES DE ENTREVISTAS
El Departamento de Comunicaciones Corporativas coordinará y responderá cualquier solicitud de entrevista o declaración para su uso en los medios de comunicación (periódicos, revistas, radio, televisión, etc.). Los empleados no pueden realizar declaraciones a la prensa escrita, verbal o visual sobre asuntos relacionados con la empresa sin la autorización del Comité Ejecutivo. Para hablar, presentar una ponencia o ser ponente en reuniones organizadas por terceros, como congresos, conferencias, seminarios, etc., se requiere la aprobación por escrito del Departamento de Recursos Humanos. Asimismo, no se pueden crear artículos, escritos ni imágenes utilizando los títulos de la institución sin autorización.
PARTE III.
RELACIONES CON LOS CLIENTES
PRINCIPIO FUNDAMENTAL:
Los empleados no pueden actuar en nombre de los clientes en asuntos relacionados con las actividades de BVN. No pueden representarlos ni realizar transacciones en su nombre que puedan perjudicar a BVN.
1) COMUNICACIÓN
En la comunicación con nuestros clientes u otras instituciones, se debe evitar a toda costa la información falsa, engañosa y exagerada.
2) PRECIOS
Nuestros empleados están obligados a cumplir con la normativa interna de BVN y las obligaciones legales en materia de precios de todos los productos y servicios que ofrece.
3) QUEJAS DE CLIENTES
Todas las quejas de nuestros clientes sobre los productos y servicios de BVN deben dirigirse a los organismos correspondientes de forma rápida y correcta. Cualquier queja grave e inusual que pueda afectar la reputación de BVN debe comunicarse sin demora a los responsables de la unidad correspondiente.
4) RELACIONES ILEGALES CON CLIENTES
Queda estrictamente prohibido ayudar a nuestros clientes a realizar transacciones que no cumplan con la ley.
5) INVESTIGACIONES LEGALES RELACIONADAS CON CLIENTES
La información solicitada por las autoridades competentes sobre nuestros clientes solo se proporcionará con la aprobación de la unidad correspondiente.
6) TRANSACCIONES CONTRARIAS A LAS LEYES DE COMPETENCIA
Nuestros empleados no pueden participar en acuerdos con empresas rivales sobre la fijación conjunta de precios, la distribución de cuotas de mercado, la limitación de la producción ni otras cuestiones que puedan generar un monopolio.
7) ASUNTOS LEGALES
En toda transacción, independientemente del coste, es obligatorio cumplir con las leyes de seguridad de productos, las leyes comerciales, las leyes fiscales y todas las demás leyes nacionales.
Nuestros empleados deben respetar los derechos de licencia, idea y pensamiento protegidos por la ley, independientemente de las alternativas de ingresos.
Si nuestros empleados se ven involucrados en alguna investigación legal u oficial, son arrestados, interrogados o condenados, por cualquier motivo (para ser escuchados como testigos o como acusados), deben informar inmediatamente a sus superiores y al Departamento de Gestión de Personal por escrito.
Nuestros empleados no pueden testificar sobre asuntos que afecten la reputación, la continuidad y el trabajo realizado por BVN, salvo que lo exija la ley, ni pueden firmar defensas preparadas a petición de terceros.
SECCIÓN IV
RECURSOS HUMANOS
PRINCIPIO FUNDAMENTAL:
Aplicación de las disposiciones de la legislación que regula la vida laboral y desarrollo del compromiso de los empleados con BVN con la máxima eficiencia, dentro del marco de los principios de buena fe mutua. En este marco, todas las políticas y prácticas relacionadas con los empleados de BVN (igualdad de oportunidades, evaluación del desempeño, prácticas salariales y de pago adicional, y demás aspectos relacionados con el empleo) son desarrolladas por la Unidad de Recursos Humanos de conformidad con la normativa legal, y se aplican las disposiciones de la legislación que regula la vida laboral, salvo disposición en contrario.
En caso de comportamiento de los empleados contrario a los Principios Éticos, las instrucciones de sus superiores, el comportamiento y las prácticas generales de la empresa, o la ley, se aplicarán las disposiciones del reglamento disciplinario.
SECCIÓN V
EMPLEADOS
PRINCIPIO FUNDAMENTAL:
BVN se adhiere a los principios de la Guía para Empresas Multinacionales publicada por la OCDE y cumple con las declaraciones de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) en materia de negociación colectiva, libertad sindical, prohibición del trabajo forzoso e infantil y discriminación.
1. BVN respeta los derechos humanos, las diferencias individuales y las características personales de las personas, y apoya la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas. Rechaza el uso de mano de obra infantil, contrario a los principios de la OIT, y no colabora con ningún proveedor o subcontratista que utilice mano de obra infantil en contravención de los principios de la OIT.
2. BVN concede gran importancia a la creación de un entorno de trabajo seguro, saludable y adecuado, libre de toda forma de acoso verbal y físico por motivos de raza, origen étnico, religión, características físicas o sexuales, orientación sexual o cualquier otro factor prohibido por la ley.
3. BVN trata a todos los empleados y solicitantes de empleo con honestidad y equidad en sus relaciones con BVN y ofrece igualdad de oportunidades a todos, independientemente de su raza, religión, género, orientación sexual, edad, origen nacional o estado civil, embarazo, discapacidad o impedimento.
4. No se aplicará discriminación ni favoritismo a quienes no superen los exámenes y entrevistas requeridos.
5. Además, el Consejo Disciplinario evaluará las conductas que puedan dar lugar a acoso por motivos de edad, idioma, raza, estado de salud, género y estado civil, así como las conductas derivadas de actos de acoso sexual, ya sean verbales, físicos o a través de la conducta. 6. Se desarrollan medidas para prevenir el acoso psicológico (Mobbing), definido como violencia psicológica, presión, asedio y acoso, y para proteger a nuestros empleados de este trato. Se da especial importancia a la protección de la personalidad de nuestros empleados. Independientemente de quién sea el motivo, no se permite violar sus valores personales con ningún tipo de presión psicológica ni acoso, ni debilitarlos con ataques emocionales ni someterlos a intimidación.
7. Se apoya a los empleados para que realicen actividades sociales fuera del trabajo que enriquecerán su vida social.
8. En caso de que los derechos humanos estén en riesgo en las regiones o países donde operamos, nos pondremos en contacto con las autoridades estatales.
9. Consideramos esencial la solidaridad con los empleados y sus familias en situaciones extraordinarias, como desastres naturales.
10. Los empleados pueden hablar sobre temas que no incumplan a BVN ni sean contrarios a sus políticas, y se pueden escribir artículos profesionales. Incluso si el tema no está relacionado con BVN, la persona debe evitar siempre cualquier comportamiento que pueda dañar la reputación de la empresa como empleado. Para utilizar el nombre BVN en estas actividades, se deberá obtener la aprobación por escrito del Presidente del Consejo de Administración.
11. Se respeta el derecho de los empleados a organizarse y negociar colectivamente.
12. Los empleados no pueden brindar apoyo material ni moral a actividades políticas, ni siquiera para sus propios recursos, en nombre de BVN. No pueden participar activamente en ningún partido político durante su mandato.
13. Los directivos no pueden pedir a sus empleados que realicen labores políticas ni que se afilien a un partido.
14. Los empleados pueden brindar apoyo personal, material o moral, a terceros ajenos a BVN, realizar donaciones y participar en organizaciones benéficas.
15. Se aseguran de contratar a un número adecuado de empleados para cada puesto y conocen el horario laboral. Se aseguran de que cada empleado disfrute de sus vacaciones anuales regularmente, conscientes de su importancia.
16. Se aseguran de que los derechos de los empleados que puedan surgir debido a la legislación se cumplan de manera oportuna y completa.
17. Se aseguran de que los empleados participen en la toma de decisiones.
18. Se espera que los empleados se comuniquen y cooperen entre sí en un marco de confianza mutua, respeto y cortesía.
19. Se prohíbe a los empleados consumir o estar bajo la influencia de drogas ilegales, alcohol, narcóticos, etc., sustancias nocivas para la salud, mientras realizan tareas para la empresa en sus áreas de trabajo, así como al utilizar los vehículos y equipos de la empresa.
20. Los juegos de azar, apuestas y juegos de azar están estrictamente prohibidos en el lugar de trabajo y durante el horario laboral. Las personas con estos hábitos, que alcanzan el nivel de adicción, no pueden trabajar fuera del lugar de trabajo y del horario laboral.
21. La Empresa no interfiere con la información personal ni con la vida privada de sus empleados. La información del personal solo será utilizada por las personas autorizadas, dentro de las facultades establecidas, en caso de necesidad, de acuerdo con los fines de la Empresa.
22. Empleados: Están obligados a declarar correctamente la información que les solicite el Departamento de Recursos Humanos de la Empresa y a actualizarla cuando sea necesario, así como a notificar a sus superiores y al Director de Recursos Humanos de la Empresa sobre cualquier investigación iniciada por el Ministerio Público o cualquier causa penal interpuesta en su contra por motivos ajenos a sus funciones en la empresa.
SECCIÓN VI
DISPOSICIONES FINALES
PRINCIPIO FUNDAMENTAL:
La información detallada sobre todas las prácticas de recursos humanos se explica en los reglamentos y procedimientos pertinentes. Es responsabilidad de nuestros empleados leer estos reglamentos.
DELEGACIÓN DE AUTORIDAD
Nuestros empleados con responsabilidades directivas están obligados a compartir el trabajo y delegar autoridad, asegurándose de que las personas en quienes se delegue el trabajo cuenten con las competencias y la experiencia necesarias para desempeñarlo satisfactoriamente.
El incumplimiento por parte de nuestros empleados de denunciar conductas contrarias a estas normas y estándares ante las autoridades competentes también se considerará una infracción de las mismas y estará sujeto a sanciones disciplinarias en caso de detectarse.
El Comité Ejecutivo está autorizado a modificar las normas incluidas en los Principios Éticos.