PROCÉDURE DES PRINCIPES ÉTHIQUES DU BVN
PROCÉDURE RELATIVE AUX PRINCIPES ÉTHIQUES DE BVN
INTRODUCTION
Principes éthiques : ils comprennent les principes que les employés de BVN doivent respecter dans l’exercice de leurs fonctions, ainsi que les réglementations relatives au bon fonctionnement de l’entreprise. Ces principes visent à prévenir tout conflit d’intérêts et tout litige pouvant survenir entre les employés, les clients et l’entreprise.
Toute attitude ou tout comportement contraire à ces règles sera évalué conformément au règlement disciplinaire. Nous attendons de nos employés qu’ils agissent avec bon sens et bonne foi dans les situations et conditions non couvertes par ces règles.
Conformément aux principes d’éthique des affaires, nos employés :
· Doivent agir avec dignité, honneur et honnêteté dans toutes leurs relations commerciales.
· Doivent éviter tout comportement personnel ou attitude susceptible de nuire à la réputation de BVN dans l’exercice de leurs fonctions.
· Doivent connaître en détail les lois, réglementations et règlements en vigueur et les respecter dans le cadre de leurs fonctions.
· Ne jamais divulguer d’informations non accessibles au monde extérieur à des tiers autres que ceux qui ont besoin d’en avoir connaissance.
· Suivre, examiner et agir conformément aux ordres, règlements, procédures et instructions à émettre concernant la réglementation des conditions de travail et le maintien de la discipline au travail.
· Signaler toute violation connue ou suspectée des règles à l’attention du responsable ou du service des ressources humaines avant de prendre des mesures personnelles.
· Adopter toujours une tenue adaptée à l’environnement de travail, simple et élégante, et éviter absolument de porter des tenues de sport ou de soirée incompatibles avec le sérieux de l’entreprise, ainsi que des vêtements exprimant des opinions sociales.
· Ne pas agir contrairement à la morale générale et aux comportements moraux acceptés dans la société chez BVN.
· Veiller à la protection de l’environnement dans les transactions effectuées, qu’elles soient réglementées ou non par la loi.
· Prioriser toujours la sécurité des produits, quel qu’en soit le coût ; et la satisfaction des clients internes et externes.
Les responsables de service ou d’unité sont les principaux responsables du respect par les employés des règles énoncées dans ces principes.
PARTIE I.
CONFLITS D’INTÉRÊTS
PRINCIPE GÉNÉRAL
Nos employés ne peuvent en aucun cas user de leurs fonctions et de leurs pouvoirs chez BVN pour procurer des avantages personnels et privés à eux-mêmes, à leur famille ou à des tiers.
1) INTERDICTION DE PAIEMENT/ACCEPTATION DE CADEAUX
Nos employés ne peuvent ni solliciter ni accepter de paiements personnels ni de cadeaux de la part de tiers faisant affaire avec BVN, et ne peuvent adopter aucun comportement qui pourrait suggérer de tels paiements.
2) CADEAUX OFFERTS AUX CLIENTS
Nos employés ne peuvent verser aucun pot-de-vin, commission ou paiement similaire à toute personne ou organisation susceptible d’être un client, quel que soit le montant des pertes qu’ils pourraient subir, et ne peuvent travailler avec des intermédiaires qu’ils estiment capables d’effectuer de tels paiements.
Il convient de s’assurer que les cadeaux offerts aux clients ne créent pas de conflit d’intérêts entre les parties. Dans ce contexte, les règles suivantes ont été établies concernant les cadeaux.
· Les cadeaux peuvent être offerts aux clients conformément aux principes établis par BVN, en fin d’année ou lors de journées spéciales.
· Aucun paiement monétaire, quelle que soit la forme ou le montant, ne peut être effectué.
· Les cadeaux offerts ne doivent pas avoir pour but d’influencer l’autre partie concernant une activité ou un accord impliquant BVN.
3) PAIEMENTS D’ENTREPRISE, DONS PERSONNELS ET RELATIONS AVEC LES INSTITUTIONS POLITIQUES
Aucun paiement, aide ou don, qu’il soit personnel ou professionnel, ne peut être offert à un fonctionnaire ou à un candidat d’un parti politique afin d’influencer une décision concernant la poursuite des activités de BVN ou susceptible d’être dans l’intérêt de BVN. Il est interdit de participer à des réunions et manifestations politiques d’une manière qui représente BVN.
4) TRAVAIL SUPPLÉMENTAIRE
Nos employés doivent impérativement obtenir l’accord écrit du service des Ressources Humaines pour toute formation, consultation ou autre poste similaire nécessitant une rémunération.
Cependant, nos employés peuvent s’engager dans des activités bénévoles (telles que des œuvres caritatives, des associations ou des organisations non gouvernementales légalement constituées, etc.) qui ne perturbent pas leurs fonctions et responsabilités au sein de l’entreprise.
5) PROCURATION AVEC LES CLIENTS
Les employés ne peuvent accepter, directement ou indirectement, d’héritages ou de testaments de clients (sauf s’il s’agit de proches parents ou de membres de la famille). À l’exception des opérations de gestion de portefeuille, ils ne peuvent pas assumer les fonctions de tuteur légal pour représenter le client, ni agir en qualité de mandataire pour le client, ni se prévaloir d’une procuration leur conférant autorité sur les comptes du client.
6) INVESTISSEMENTS PERSONNELS
Lorsque nos employés gèrent leurs investissements personnels, ils ne peuvent pas investir personnellement dans des actions ou autres instruments de placement de sociétés susceptibles de créer un conflit d’intérêts avec leurs fonctions et responsabilités chez BVN. De plus, ils ne peuvent en aucun cas tenter de tirer des avantages immoraux de nos ventes ou autres transactions commerciales, qu’elles soient légales ou non.
SECTION II.
RÈGLES RÉGISSANT LA CIRCULATION DES INFORMATIONS
PRINCIPE GÉNÉRAL :
Toutes les informations appartenant à BVN sont confidentielles et leur transmission et commercialisation à des tiers sont interdites.
1) INFORMATIONS APPARTENANT À BVN
Les secrets commerciaux, les informations financières, les informations clients-employés, ainsi que toutes les informations, supports, programmes et documents compilés pendant la période d’emploi, les systèmes informatiques et de télécommunication, le matériel et les logiciels, ainsi que tous les autres accords et applications, ainsi que tous les travaux, accords et produits développés par les employés pendant leur période d’emploi chez BVN, sont confidentiels et appartiennent à l’entreprise. Il est strictement interdit d’utiliser ces documents, informations ou outils à des fins personnelles ou au profit de tiers, d’institutions et d’organisations pendant ou après la période d’emploi chez BVN, sauf dans les cas autorisés et requis par les fonctions de BVN. Les droits de brevet des inventions appartiennent à l’entreprise.
2) INTERDICTION DE TRANSACTION D’INFORMATIONS
Il est strictement interdit à nos employés détenant des informations confidentielles concernant BVN, ses clients ou ses transactions d’utiliser ces informations pour l’achat et la vente d’instruments financiers tels que des actions, etc., à des fins personnelles, ou de les transmettre à des tiers par des moyens inappropriés. Cette règle s’applique à toutes les informations obtenues par nos employés pendant leur mandat.
3) SYSTÈMES D’INFORMATION
Aucun logiciel développé par BVN ou acheté à l’extérieur, quel qu’en soit l’usage (personnel ou professionnel), ne peut être utilisé ou copié sans autorisation.
4) CONFIDENTIALITÉ DES INFORMATIONS ÉLECTRONIQUES OU AUTRES
Il est essentiel que nos employés n’utilisent pas les équipements, le système ou la messagerie électronique de BVN pour préparer, stocker ou envoyer des informations personnelles et privées. Cependant, toute utilisation de ces informations entraînera une renonciation à la confidentialité de leurs informations personnelles et les employés responsables de l’audit et de la sécurité de BVN auront le droit de les consulter.
5) INFORMATIONS FINANCIÈRES
Tous les documents comptables de BVN sont tenus conformément aux principes comptables généralement reconnus, de manière à refléter la vérité de manière complète et exacte. Toutes les transactions, tous les contrôles, tous les comptes créditeurs et débiteurs, tous les bénéfices et toutes les dépenses doivent être enregistrés et déclarés conformément aux exigences. Aucun accord ni contrat secret et non enregistré ne peut être conclu. Aucun bénéfice ni aucun bien ne peut être obtenu. Aucun document faux, fictif ou trompeur ne peut être conservé concernant une transaction ou un compte.
6) RAPPORTS
Il est essentiel que tous les rapports légalement requis concernant la situation financière de BVN, la conformité légale des opérations, etc., soient établis de manière exacte et complète. Il est strictement interdit de dissimuler ces informations aux autorités compétentes ou aux auditeurs, de les falsifier ou de les modifier.
7) RECHERCHES MÉDIAS ET DEMANDES D’INTERVIEWS
Toutes les demandes d’interviews ou de déclarations destinées aux médias (journaux, magazines, radio, télévision, etc.) seront coordonnées et traitées par le service Communication d’entreprise. Les employés ne peuvent faire aucune déclaration à la presse écrite, verbale ou visuelle sur des sujets relatifs à l’entreprise sans l’autorisation du Conseil d’administration. Pour prendre la parole, présenter une communication ou intervenir lors de réunions organisées par des tiers, telles que des congrès, des conférences, des séminaires, etc., l’autorisation écrite du Service des Ressources Humaines est requise. De même, il est interdit de rédiger des articles, des écrits ou des photos utilisant les titres de l’institution sans autorisation.
PARTIE III.
RELATIONS AVEC LES CLIENTS
PRINCIPE GÉNÉRAL :
Les employés ne peuvent agir au nom des clients dans le cadre des activités de BVN. Ils ne peuvent les représenter ni effectuer en leur nom des transactions susceptibles de nuire à BVN.
1) COMMUNICATION
Dans nos communications avec nos clients ou d’autres institutions, nous devons absolument éviter toute information fausse, trompeuse ou exagérée.
2) TARIFICATION
Nos employés sont tenus de respecter le règlement intérieur de BVN et les obligations légales concernant la tarification de tous les produits et services proposés par BVN.
3) RÉCLAMATIONS CLIENTS
Toutes les réclamations de nos clients concernant les produits et services BVN doivent être adressées rapidement et correctement aux instances compétentes. Toute réclamation grave et inhabituelle susceptible de nuire à la réputation de BVN doit être transmise sans délai aux responsables des unités concernées.
4) RELATIONS CLIENTS ILLÉGALES
Il est strictement interdit d’aider nos clients à effectuer des transactions non conformes à la loi.
5) ENQUÊTES LÉGALES CONCERNANT LES CLIENTS
Les informations demandées par les autorités concernant nos clients ne peuvent être fournies qu’avec l’accord de l’unité compétente.
6) TRANSACTIONS CONTRAIRES AU DROIT DE LA CONCURRENCE
Nos employés ne peuvent être impliqués dans des accords avec des entreprises concurrentes concernant la fixation conjointe des prix, la répartition des parts de marché, la limitation de la production et d’autres questions susceptibles de créer un monopole.
7) QUESTIONS JURIDIQUES
Dans chaque transaction, il est impératif de respecter les lois sur la sécurité des produits, le droit commercial, le droit fiscal et toutes les autres lois nationales, quel qu’en soit le coût.
Nos employés doivent respecter les droits de licence, d’idée et de pensée protégés par la loi, quel que soit leur revenu.
Si nos employés sont impliqués dans une enquête judiciaire ou officielle, arrêtés, interrogés ou condamnés pour quelque raison que ce soit (pour être entendus comme témoins ou comme accusés), ils doivent en informer immédiatement leur hiérarchie et le service de gestion du personnel par écrit.
Nos employés ne peuvent témoigner sur des questions susceptibles d’affecter la réputation, la continuité et le travail effectué par BVN, sauf si la loi l’exige, et ne peuvent signer de défenses préparées à la demande de tiers.
SECTION IV
RESSOURCES HUMAINES
PRINCIPE PRINCIPAL :
Mise en œuvre des dispositions de la législation régissant la vie professionnelle et développement de l’engagement des employés envers BVN dans le cadre de principes de bonne foi mutuelle. Dans ce cadre, toutes les politiques et pratiques relatives aux employés de BVN (égalité des chances, évaluation des performances, pratiques salariales et accessoires, et toutes autres questions liées à l’emploi) sont élaborées par le service des Ressources Humaines conformément à la réglementation légale. Les dispositions de la législation régissant la vie professionnelle s’appliquent aux relations, sauf indication contraire.
En cas de comportement contraire des employés aux principes éthiques, aux instructions de leurs supérieurs, au comportement et aux pratiques générales de l’entreprise et à la loi, les dispositions du règlement disciplinaire s’appliquent.
SECTION V
EMPLOYÉS
PRINCIPE PRINCIPAL :
BVN adhère aux principes du Guide des entreprises multinationales publié par l’OCDE et se conforme aux déclarations de l’Organisation internationale du travail (OIT) concernant la négociation collective et la liberté syndicale, l’interdiction du travail forcé et du travail des enfants et la discrimination.
1. BVN respecte les droits de l’homme, les différences individuelles et les caractéristiques personnelles de chacun et adhère à la Déclaration universelle des droits de l’homme des Nations Unies. Elle rejette le recours au travail des enfants, contraire aux principes de l’OIT, et ne collabore avec aucun fournisseur ou sous-traitant qui emploie des enfants comme main-d’œuvre d’une manière contraire aux principes de l’OIT.
2. BVN attache une grande importance à la création d’un environnement de travail sûr, sain et adapté, exempt de toute forme de harcèlement verbal et physique fondé sur la race, l’origine ethnique, la religion, les caractéristiques physiques ou sexuelles, l’orientation sexuelle ou tout autre facteur interdit par la loi.
3. BVN traite tous les employés et candidats à un emploi avec honnêteté et équité dans leurs relations avec BVN, quels que soient leur race, leur religion, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur âge, leur origine nationale ou leur état civil, leur grossesse, leur handicap ou leur situation de handicap, et offre l’égalité des chances à tous.
4. Aucune discrimination ni favoritisme ne sont pratiqués lors de l’embauche de personnes ne réussissant pas les examens et les entretiens requis.
5. De plus, les comportements liés à l’âge, à la langue, à l’origine ethnique, à l’état de santé, au sexe et à la situation matrimoniale, les comportements assimilables à du harcèlement et les comportements résultant d’actes de harcèlement sexuel commis verbalement, physiquement ou par des comportements, sont évalués par le conseil de discipline.
6. Des mesures sont mises en place pour prévenir les pratiques de « mobbing », définies comme des violences psychologiques, l’oppression, l’oppression et le harcèlement, et pour protéger nos employés contre ces traitements. Une importance particulière est accordée à la protection de la personnalité de nos employés. Quelle que soit leur origine, leurs valeurs personnelles ne doivent pas être violées par une quelconque forme de pression psychologique ou de harcèlement, ni être affaiblies par des attaques émotionnelles ni soumises à l’intimidation.
7. Les employés bénéficient d’un soutien pour les activités sociales extraprofessionnelles qui enrichissent leur vie sociale.
8. En cas de menace pour les droits de l’homme dans les régions ou les pays où nous opérons, les autorités publiques sont contactées.
9. Nous considérons la solidarité envers les employés et leurs familles comme essentielle dans les situations exceptionnelles telles que les catastrophes naturelles.
10. Les employés peuvent s’exprimer sur des sujets qui ne concernent pas BVN et qui ne sont pas contraires à ses politiques, et des articles professionnels peuvent être rédigés. Même si le sujet n’est pas lié à BVN, l’employé doit toujours éviter tout comportement susceptible de nuire à la réputation de l’entreprise. L’utilisation du nom BVN dans le cadre de ces activités nécessite l’autorisation écrite du président du conseil d’administration.
11. Le droit des employés à se syndiquer et à négocier collectivement est respecté.
12. Les employés ne peuvent apporter aucun soutien matériel ou moral à des activités politiques au nom de BVN, même financièrement. Ils ne peuvent s’engager activement dans un parti politique pendant leur mandat.
13. Les managers ne peuvent pas demander à leurs employés de participer à des activités politiques ou d’adhérer à un parti.
14. Les employés peuvent apporter un soutien financier ou moral personnel à des tiers extérieurs à BVN, faire des dons et participer à des œuvres caritatives.
15. Veiller à employer un nombre approprié d’employés pour chaque poste et veiller à ce que les horaires de travail soient pris en compte. Conscient de l’importance des congés annuels de chaque employé, veiller à ce que ceux-ci soient utilisés régulièrement.
16. Veiller à ce que les droits des employés découlant de la législation soient pleinement et en temps voulu.
17. Veiller à la participation des employés au processus décisionnel.
18. Les employés sont tenus de communiquer et de coopérer dans un esprit de confiance, de respect et de courtoisie mutuels.
19. Il est interdit aux employés de consommer et/ou d’être sous l’influence de drogues illicites, d’alcool, de stupéfiants, etc., nocifs pour la santé humaine, lorsqu’ils effectuent des tâches pour l’entreprise dans les locaux de l’entreprise, ou lorsqu’ils utilisent les véhicules et équipements de l’entreprise.
20. Les jeux d’argent, les paris et les jeux de hasard sont strictement interdits sur le lieu de travail et pendant les heures de travail. Les personnes présentant de telles habitudes à un niveau addictif en dehors du lieu de travail et des heures de travail ne sont pas autorisées à travailler.
21. L’Entreprise n’interfère pas avec les informations personnelles et la vie privée de ses employés. Les informations appartenant au personnel sont utilisées uniquement par les personnes autorisées, dans le cadre des pouvoirs déterminés en cas de besoin, conformément aux objectifs de l’Entreprise.
22. Les employés sont tenus de déclarer correctement les informations qui leur sont demandées par le service des ressources humaines de l’Entreprise et de les mettre à jour si nécessaire, et de signaler à leur hiérarchie et au responsable des ressources humaines de l’Entreprise toute enquête ouverte par le parquet et/ou toute procédure pénale engagée contre eux pour des motifs autres que leurs fonctions au sein de l’entreprise ou leurs fonctions.
PARTIE VI
DISPOSITIONS FINALES
PRINCIPE GÉNÉRAL :
Des informations détaillées concernant toutes les pratiques en matière de ressources humaines sont détaillées dans les règlements et procédures applicables. Il est de la responsabilité de nos employés de lire ces règlements.
DÉLÉGATION DE POUVOIR
Nos employés exerçant des responsabilités managériales doivent partager le travail et déléguer leurs pouvoirs, en veillant à ce que les personnes à qui le travail est délégué possèdent les compétences et l’expérience nécessaires pour effectuer le travail de manière satisfaisante.
Le fait pour nos employés de ne pas signaler aux autorités compétentes tout comportement contraire à ces règles et normes sera également considéré comme une violation des règles et fera l’objet de sanctions disciplinaires.
Le Conseil d’administration est autorisé à modifier les règles figurant dans les Principes éthiques.